Popularne Wiadomości

Wybór Redakcji - 2020

Psychologia komunikacji biznesowej

Dzisiaj ludzie biznesu mają wiele sposobów komunikowania się z klientami, współpracownikami i innymi zainteresowanymi stronami. Zrozumienie natury komunikacji biznesowej może pomóc w osiągnięciu celów firmy i jej codziennego zarządzania.

Co to jest

W psychologii termin „komunikacja” oznacza wymianę informacji między ludźmi za pośrednictwem wspólnego systemu symboli. Ta definicja komunikacji obejmuje dwa aspekty:

  • Po pierwsze, coś jest przekazywane, na przykład fakty, uczucia, pomysły i tak dalej. Oznacza to, że w procesie komunikacji ktoś musi otrzymać przesłane informacje.
  • Po drugie, powyższa definicja podkreśla element zrozumienia w procesie komunikacji. Zrozumienie zostanie osiągnięte tylko wtedy, gdy odbiorca wiadomości zrozumie je w tym samym sensie co nadawca. Dlatego tak ważna jest poprawna interpretacja wiadomości.

Komunikacja biznesowa to wymiana informacji, faktów i pomysłów związanych z biznesem. W naszym stuleciu globalizacji każde przedsiębiorstwo, duże lub małe, wymaga odpowiedniej komunikacji biznesowej zarówno w środowisku wewnętrznym, jak i zewnętrznym.

Na przykład bardzo ważne jest informowanie konsumentów końcowych o wytwarzanym produkcie. Komunikacja odgrywa istotną rolę w tym obszarze.

Funkcje

Główne cechy komunikacji biznesowej obejmują następujące elementy:

  • Segmentacja Nawet w małych organizacjach błędem byłoby wierzyć, że wszyscy pracownicy mają takie same potrzeby, zainteresowania i pragnienia w zakresie komunikacji biznesowej. Efektywna komunikacja biznesowa jest podzielona na segmenty, aby zaspokoić potrzeby określonych odbiorców. Na przykład pracownicy pracujący w środowisku administracyjnym będą mieli inne potrzeby i inny dostęp do informacji niż pracownicy pracujący w środowisku produkcyjnym.
  • Specyfika. Skuteczna komunikacja biznesowa musi być konkretna, a im bardziej konkretny, tym bardziej spełnia swoją specyfikę.
  • Dokładność Gdy informacje są niedokładne, zaufanie do nich zostaje utracone. Nadawca tych informacji traci również wiarygodność. Skuteczna komunikacja biznesowa musi być dokładna zarówno pod względem przekazywanych treści, jak i prostych rzeczy, które obejmują gramatykę, pisownię i interpunkcję.
  • Aktualność Pracownicy powinni wiedzieć, co dzieje się w ich organizacjach i środowisku zewnętrznym, ponieważ ma to wpływ na nich. Terminowa komunikacja z pracownikami jest dziś trudniejsza niż kiedykolwiek wcześniej, ale jest ważna dla skutecznej komunikacji biznesowej.
  • Powtarzalność. Jeśli wiadomość zostanie wysłana tylko raz, nie możesz być pewien, że dotarła do odbiorcy. Aby zapewnić skuteczną komunikację biznesową, musisz się często komunikować, aby zapewnić wszystkim pracownikom niezbędne informacje. Ponadto pracownicy się zmieniają, niektórzy odchodzą, inni dołączają do firmy, a to wszystko wymaga aktualizacji informacji.
  • Wielokanałowy. Firma ma wiele kanałów komunikacji - od tradycyjnych (druk, biuletyny, spotkania) do nowych (e-mail, blogi, strony w sieciach społecznościowych). Wszystkie te kanały muszą być wykorzystywane w celu zapewnienia, że ​​pracownicy otrzymują informacje w różnych warunkach.
  • Bezpośredniość Według ekspertów bezpośrednia komunikacja jest nadal najskuteczniejsza i powinna być wykorzystywana w miarę możliwości. Oczywiście w bardzo dużych organizacjach może to być trudne, ale nawet wtedy alternatywy mogą obejmować wideokonferencje lub korzystanie z seminariów internetowych.
  • Informacje zwrotne. Pracownicy powinni mieć możliwość dzielenia się opiniami, opiniami i przemyśleniami z kierownikami i pracodawcami. Dwukierunkowa komunikacja jest skuteczna zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.

Czasami musisz pracować z kimś, kogo nie lubisz lub którym po prostu nie możesz znieść. Ale ze względu na pracę ważne jest, aby utrzymywać z nimi dobre relacje biznesowe. W takim przypadku postaraj się lepiej poznać osobę. Prawdopodobnie dobrze wie, że go nie lubisz, więc zrób pierwszy krok: rozpocznij poufną rozmowę lub zaproś go na wspólny posiłek. Podczas rozmowy skup się na poszukiwaniu rzeczy, które mogą mieć ze sobą wspólnego: zapytaj o swoją rodzinę, zainteresowania, przeszłe sukcesy.

Pamiętaj tylko - nie wszystkie relacje biznesowe będą świetne; ale przynajmniej mogą być wykonalne.

Dla udanej komunikacji biznesowej niezbędna jest kultura korporacyjna. Pomaga w utrzymaniu etykiety biznesowej w pracy, a ponadto badania w tym obszarze pokazują bezpośredni związek między kulturą korporacyjną a handlem firmowym.

Normy i zasady

Eksperci wymieniają sześć podstawowych psychologicznych zasad komunikacji biznesowej:

  • Wzajemność. Wzajemność w biznesie oznacza wzajemne oczekiwania w wymianie wartości. Jeśli jedna osoba coś da, oczekuje się, że odbiorca również coś da w zamian. Wzajemność buduje zaufanie między partnerami, a ich relacje rozwijają się na lepsze.
  • Przekonywujący. Znajomość produktu, trendów, wyników badań w dziedzinie negocjacji sprawi, że będziesz o wiele bardziej przekonujący. Ważne jest, aby pokazać swoją świadomość, aby zdobyć zaufanie partnera.
  • Obowiązkowe. Zawsze wypełniaj swoje obowiązki, nie tylko pisemne, ale także ustne. Pamiętaj, że nawet uścisk dłoni jest symbolem zgody. Jeśli trudno ci zapamiętać to, co powiedziałeś kiedyś, zapisz. Sprawisz wrażenie osoby wiążącej.
  • Sekwencja Bądź zawsze konsekwentny w swoich czynach i działaniach i nigdy nie zdradzaj swoich zasad biznesowych.
  • Dążenie do konsensusu. Konsensus oznacza, że ​​każdy podejmuje decyzję i popiera ją oraz rozumie powody jej podjęcia. Konsensus jest możliwy między partnerami, jeśli mają one wspólne wartości i cele, a także między nimi jest zgoda na konkretne kwestie i wspólny kierunek.
  • Osobiste współczucie. Bardziej skłonni jesteśmy wchodzić w interakcje z tymi ludźmi, którzy jasno mówią, że nas lubią iw których obecności czujemy się znaczący. Atrakcyjność fizyczna odgrywa w tym rolę, ale podobieństwa są również bardzo skuteczne. Apelujemy do osób, które są do nas podobne pod względem ubioru, wieku i statusu społeczno-ekonomicznego.

Podstawy etyczne

Komunikacja jest etyczna, gdy jest bezpośrednia, uczciwa i wzajemna. Jeśli komunikacja ma na celu ukrycie prawdy lub wyrządzenie krzywdy innej osobie, nie może być etyczna.

Chociaż etyka to nie to samo co moralność, istnieje silna korelacja między tymi pojęciami: moralność jest ideą tego, co jest dobre, a co złe, a etyka to zasady zachowania, na które wpływają przekonania moralne. Dlatego etyka komunikacji jest wysoce zależna od zasad moralnych:

  • Szczerość. Zasadniczo komunikacja etyczna jest komunikacją uczciwą. Chociaż zdarzają się sytuacje, w których bardziej etyczne byłoby okłamywanie, na przykład, domniemanego zabójcy na temat miejsca pobytu potencjalnej ofiary, przypadki te są raczej wyjątkiem niż regułą. Ponadto uczciwość to coś więcej niż prawda; oznacza bycie otwartym, dobrowolne oferowanie wszelkich posiadanych informacji, nawet jeśli zagraża to twoim krótkoterminowym interesom. Zaufanie do ludzi jest ściśle związane z uczciwością. Tworzenie środowiska zaufania jest drogą do etycznej komunikacji w środowisku biznesowym.
  • Otwartość. Otwartość jest jednym z kluczowych punktów etycznej komunikacji. W komunikacji oznacza to otwartość na różne pomysły i opinie, a także gotowość do wyrażania własnych opinii, nawet jeśli nie oczekujesz ich akceptacji.

Środowisko biznesowe, w którym ludzie nie mogą swobodnie wyrażać swoich opinii, nie może być etyczne, ponieważ nietolerancja różnych opinii oznacza nietolerancję informacji niezbędnych do długiego i pomyślnego istnienia organizacji.

  • Lojalność. W kontekście komunikacji biznesowej lojalność oznacza przeznaczenie niezbędnego czasu i zasobów na kompleksowe omówienie problemów. Tylko wtedy wszyscy będą mieli okazję zostać wysłuchani.
  • Budowanie konsensusu. Komunikacja etyczna skupia się bardziej na celach niż na statusie. Styl komunikacji, w którym różne grupy jednoczą się w przeciwstawnych obozach i koncentrują się przede wszystkim na ich zainteresowaniach, nie daje nic organizacji jako całości. Etyka dla organizacji to styl komunikacji, w którym ludzie dążą do konsensusu, a nie konfrontacji, i koncentrują się na robieniu tego, co jest możliwe dla firmy. Ponieważ pomoc organizacji jest moralnym imperatywem, budowanie konsensusu jest etycznym stylem komunikacji.

Rodzaje rozmówców

Uważa się, że istnieje sześć głównych rodzajów rozmówców. Aby lepiej przygotować się do ważnych rozmów, ważne jest, aby wiedzieć, jakiego rodzaju jesteś:

  • Odblaskowe. Jesteś refleksyjnym rozmówcą, jeśli w trakcie komunikacji czujesz nastrój partnera. Twoja mowa jest łagodna, spokojna, wrażliwa, rozumiesz osobę, z którą rozmawiasz i lubisz budować relacje z innymi ludźmi.
  • Sędzia Jesteś rozmówcą typu „sędzia”, jeśli analizujesz tematy i problemy, znajdujesz główne punkty, a następnie skutecznie wyjaśniasz je innym. Prowadzisz rozmowę i prowadzisz ją bezpośrednio i przekonująco.
  • Szlachetny. Jesteś rodzajem „szlachetnego” rozmówcy, jeśli lubisz otwartą komunikację i inni ludzie mogą z tobą komunikować się łatwo. Jesteś również skoncentrowany i zawsze idziesz prosto do celu.
  • Zastępca. Rozmówca typu „zastępca” jest dyplomatyczny i wykorzystuje komunikację do zakończenia konfliktów. Mówi również cicho, czarująco i sprawia, że ​​ludzie czują się komfortowo.
  • Sokrates. Rozmówca taki jak Sokrates jest dobrze zorientowany w rozwiązywaniu problemów i przekonuje innych; lubi długą debatę. Jest szczegółowy i dobrze poinformowany, a jego opinie są doceniane przez innych.
  • Oficjalny. Ten typ rozmówcy wykorzystuje komunikację, aby zrealizować swoje marzenia i odnieść sukces w pracy i w domu. Jest to wnikliwy i strategicznie nastawiony typ.

Style i sztuczki

Eksperci twierdzą, że istnieją cztery główne style komunikacji: analityczny, intuicyjny, funkcjonalny i osobisty. Żaden styl komunikacji nie jest z natury lepszy niż inny. Ale wybór niewłaściwego stylu komunikacji dla określonej grupy odbiorców może powodować problemy:

  • Styl analityczny. Komunikacja w stylu analitycznym polega na operowaniu twardymi danymi i liczbami rzeczywistymi. Ludzie, którzy komunikują się w tym stylu, unikają przejawiania się uczuć i emocji podczas rozmowy. Dużym plusem analitycznego stylu komunikacji jest to, że można analizować problemy w sposób logiczny i bezstronny. Oznacza to, że ludzie widzą, że jesteś dobrze poinformowany i masz duże doświadczenie analityczne. Potencjalnym minusem posiadania analitycznego stylu komunikacji jest to, że możesz być uważany za zimnego lub niewrażliwego.
  • Intuicyjny styl. Komunikując się w intuicyjny sposób, wolisz zakrywać cały obraz i unikać szczegółów, aby nie wpaść w nie. Pozwala to przejść od razu do sedna problemu, zamiast rozwiązywać go etapami. Zaletą tego stylu jest to, że komunikujesz się szybko i dokładnie, łatwo zagłębiasz się w duże i złożone problemy. Jednak w sytuacji, która naprawdę wymaga szczegółów, możesz nie mieć cierpliwości.
  • Funkcjonalny styl. Ten styl wymaga metodologii, obecności szczegółowych planów, dokładnego harmonogramu. Ludzie komunikujący się w tym stylu są dobrymi wykonawcami, którzy nigdy niczego nie umkną. Potencjalną wadą funkcjonalnego stylu komunikacji jest to, że możesz stracić uwagę odbiorców, szczególnie gdy rozmawiasz z intuicyjnymi rozmówcami.
  • Osobisty styl. Komunikując się w osobistym stylu, czujesz emocjonalny związek ze swoim partnerem, a to pozwala ci dowiedzieć się, co naprawdę myśli. Jesteś dobrym słuchaczem i dobrym dyplomatą, wiesz, jak łagodzić konflikty, utrzymywać dobre relacje z wieloma ludźmi. Ten styl pozwala budować głęboką osobistą relację. Ludzie często zwracają się do ciebie, ponieważ możesz łączyć różne grupy. Wadą tego stylu komunikacji jest to, że czasami możesz drażnić innych ludzi typu analitycznego, którzy lubią twarde liczby i logiczne dyskusje.

Najważniejsze umiejętności komunikacji biznesowej znajdują się w następnym filmie.

Loading...

Zostaw Swój Komentarz