Popularne Wiadomości

Wybór Redakcji - 2019

Rozmowa biznesowa: zasady, odmiany i etapy

Wyniki relacji biznesowych często zależą od osobistych negocjacji i dialogów. Kontakty biznesowe nawiązane na piśmie lub telefonicznie rozwijane są w rozmowach osobistych. Jednocześnie ankieterzy korzystają z całej gamy narzędzi komunikacji: używają nie tylko mowy, ale także gestów, wyrazu twarzy i osobistego wpływu.

Formalna komunikacja, która ma swoją logikę i tradycje, wymaga specjalnego podejścia. Jest on regulowany przez zasady i przepisy etyczne i dyktuje potrzebę niezbędnych prac przygotowawczych. Jego koncepcje strukturalne są bardzo jasne.

Funkcje i funkcje

Rozmowa biznesowa jest zwykle rozmową między dwoma rozmówcami, dlatego powinni oni wziąć pod uwagę osobistą specyfikę przeciwnika, jego motywy, cechy mowy, stosować etykietę. Komunikacja interpersonalna zapewnia różnorodne metody oddziaływania na rozmówcę.

Teoria zarządzania traktuje rozmowę jako rodzaj specjalnie zorganizowanej rozmowy tematycznej mającej na celu uregulowanie celów administracyjnych. Rozmowy odbywają się w oficjalnym otoczeniu, a ich charakterystyka jest bardzo wyraźna.

Rozmowa biznesowa, która ma określony temat i jest zorientowana na osobowość, często jest przeprowadzana w ramach tej samej organizacji między pracownikami. Celem rozmowy jest pragnienie jednego uczestnika w komunikacji za pomocą słów, aby wpłynąć na innego lub całą grupę pracowników w celu zachęcenia do działań, zmian w istniejącym środowisku pracy lub w relacjach, w celu poprawy ich jakości.

Kolejnym celem rozmowy biznesowej jest potrzeba wyciągnięcia przez kierownictwo wniosków i decyzji na podstawie opinii i rozumowania pracowników.

Przewagą rozmów biznesowych nad innymi rodzajami komunikacji werbalnej jest:

  • w szybkości reakcji na repliki rozmówców, pomagając uzyskać pożądany wynik;
  • zwiększenie świadomości administratora poprzez uwzględnienie, kontrolowanie i monitorowanie punktów widzenia, osądów, myśli, argumentów i sceptycznych uwag wysłuchanych podczas rozmowy;
  • wykonalność elastycznego, rozsądnego zestawu metod badawczych omawianego tematu, co jest konsekwencją rozwiązania problemu i roszczeń wszystkich stron.

W rozmowie biznesowej lider może bezpośrednio reagować na zgłoszone komentarze oraz uwzględniać punkt widzenia i zainteresowania pracowników dzięki efektowi sprzężenia zwrotnego.

Rozmowa biznesowa koncentruje się na realizacji niektórych funkcji:

  • znajdowanie najnowszych wskazówek;
  • uruchamianie obiecujących projektów;
  • wymiana danych;
  • regulacja podjętych działań;
  • wzajemna komunikacja pracowników jednego przedsiębiorstwa;
  • ułatwianie kontaktów biznesowych między instytucjami, firmami, branżami.

Przemyślana i zorganizowana rozmowa biznesowa daje doskonałe wyniki w celu poprawy organizacji.

Podstawowe zasady

Rezultaty rozmowy biznesowej i spotkań są nie tylko związane z przygotowaniem do niej, ale także determinowane budową samej rozmowy. Ugruntowane techniki przeprowadzania wywiadów i przestrzeganie ich zasad pozwalają uniknąć pewnych błędów. Zawsze powinna być obecna atmosfera dobrej woli - surowe stwierdzenia są niedopuszczalne.

Zasada racjonalności oznacza powściągliwość w zachowaniu, szczególnie w przypadku partnera wykazującego emocje. Brak kontroli nad emocjami zwykle negatywnie wpływa na decyzję. Tego rozwiązania nie można nazwać optymalnym.

Zasada zrozumienia jest konieczna, aby rozmówcy mogli znaleźć wspólną płaszczyznę w dialogu i osiągnąć pożądany efekt.

Podczas rozmowy koncentracja uwagi rozmowy zmienia się nawet przy braku czynników rozpraszających. Biorąc pod uwagę i zauważając takie niuanse, w tym momencie konieczne jest ponowne zwrócenie uwagi na siebie i wznowienie przerwanego kontaktu.

Zasada wiarygodności narzuca obowiązek poszanowania autentyczności poinformowania rozmówcy - nawet jeśli poda on fałszywe informacje. Jest to korzystne dla dialogu i pozwala osiągnąć pożądane cele.

Ważną zasadą psychologiczną jest wytyczenie tematu rozmowy z rozmówcą. Subiektywne podejście do przeciwnika może wpływać na obiektywność oceny wskaźników. Konstruktywna rozmowa opiera się na rozróżnieniu między wydarzeniami i punktami widzenia, a opiniami - z doświadczeniami.

Konkretizacja takich ogólnych zasad prowadzenia rozmów biznesowych to zasady ich wdrażania, przyczyniające się do bezpieczeństwa i skuteczności negocjacji.

Zasada podwójnego zainteresowania polega na tym, że każdy z ankieterów ma podwójne zainteresowanie: nie tylko istotą i treścią tematu rozmowy, ale także współpracą z partnerem. Utrzymywanie owocnych relacji jest nie mniej znaczącym zadaniem w rozmowie niż wymiana informacji.

Eksperci zalecają kierowanie rozmową w taki sposób, aby nie zakłócała ​​relacji między pracownikami a menedżerami. Aby to zrobić, musisz:

  • Nie spiesz się z wnioskami na temat motywów i intencji rozmówców w oparciu o ich własne założenia;
  • słuchać uważnie przeciwnika i pokazać, że jest zrozumiany;
  • wyrażaj swoje zainteresowanie i cele zamiast spierać się o przeszłość, ponadto myśli powinny być wyrażone jasno i wyraźnie;
  • omówić obiecujące działania.

Nacisk na zainteresowanie partnerem jest również uważany za istotną zasadę, która pomoże poważnie złagodzić zadania obu rozmówców. Zwroty „zrozumiały”, „interesujący”, „miło wiedzieć”, naturalnie wprowadzone do rozmowy, stworzą swobodną atmosferę i pomogą wyrazić zgodę i zrozumienie. Ten sam problem można rozwiązać, kontaktując się z rozmówcą, nazywając go imieniem i nazwiskiem, a także nie okazując lęku i drażliwości.

Chęć wyjaśnienia dodatkowych lub pomocniczych informacji pomoże również utrzymać zainteresowanie.

Nie naruszaj relacji, kwestionując pewne punkty w oświadczeniach partnera. Jego błędność można pokazać niewerbalnie: spojrzeniem, tonem lub gestem.

Każda rozmowa jest sposobem na znalezienie wspólnej płaszczyzny. Aby dialog się powiódł, nie zaleca się rozpoczynania go od sprzeczności. Zazwyczaj zaczynają się od tematów, których opinie są zbieżne, na przykład na temat pogody. Odbywa się to tak, aby od samego początku nie brzmiała negatywna odpowiedź i nie trzeba było podejmować wysiłków w celu przekonania rozmówcy. Eksperci zalecają zawsze mieć kilka gotowych fraz, na które odpowiedzi są tylko pozytywne.

Przygotowanie

Przygotowanie do rozmowy biznesowej rozpoczyna się od najważniejszego etapu - planowania, które polega na sformułowaniu problemów i zadań spotkania, a także na opracowaniu planu negocjacji i metod jego realizacji. Specjaliści doradzają:

  • przemyśleć i zważyć rzekomy proces planowanej rozmowy, opracować swój program;
  • zbierz wszystkie niezbędne informacje o potencjalnym rozmówcy;
  • przetestować skuteczność swoich argumentów wymaganych do uzasadnienia ich przekonań i zamiarów;
  • sprawdzić spójność ich definicji i myśli;
  • rozważyć opcje reakcji rozmówcy lub przeciwnika na przedstawione argumenty.

Ustalenie czasu i miejsca przyszłej rozmowy zależy od pozycji i postawy uczestników. Można go przeprowadzić na terytorium własnym, obcym lub neutralnym. Po przygotowaniu operacyjnym należy kontrolować i edytować zebrane i przygotowane materiały oraz przekazać ostateczny formularz planowi przyszłej rozmowy kwalifikacyjnej.

Perspektywy udanego zakończenia dialogu biznesowego wzrosną wraz ze starannym przygotowaniem się do niego.

Struktura

Projekt rozmowy biznesowej składa się z 5 etapów:

  • początek rozmowy;
  • udzielanie informacji;
  • argumentacja;
  • obalenie argumentów przeciwnika;
  • zatwierdzanie wniosków.

Każdy z tych kroków opiera się na profesjonalnej wiedzy, zrozumiałości, logice, do której dodawane są osobiste cechy rozmówców, które mają ogromne znaczenie w rozmowie. Zbuduj plan konwersacji powinien opierać się na różnych prawdopodobnych opcjach jego wyniku. Czasami trzeba powtórzyć niektóre argumenty.

Na pierwszym etapie - na początku dialogu - ważne jest znalezienie kontaktu z partnerem, zorganizowanie atrakcyjnego środowiska, zainteresowanie rozmówcy i przejęcie inicjatywy. Wskazane jest stosowanie specjalnych technik rozpoczynających dialog. Należą do nich:

  • metoda rozładowania napięcia, która pomaga nawiązać bliskie kontakty z przeciwnikiem;
  • sposób na połączenie się z rozmówcą, pozwalający szybko wprowadzić problemy do kursu;
  • metoda stymulowania fantazji, polegająca na pojawieniu się dużej liczby pytań;
  • technika bezpośredniego podejścia do problemu.

Dobrym początkiem rozmowy jest znajomość, dokładne sformułowanie jej celów i zadań, nominacja tematu, przekazanie zasad rozwiązywania problemów.

Na etapie dostarczania informacji należy poznać prośby i opinie partnera, jego motywy, argumenty i życzenia, przekazać planowane informacje, przeanalizować pozycję rozmówcy.

W trakcie argumentacji nie należy ignorować żadnych drobiazgów, które czasem mogą odgrywać decydującą rolę. Należy pamiętać o prostocie, jasności, przekonaniu pojęć.

Na etapie odrzucania wyroków przeciwnika jego uwagi powinny zostać zneutralizowane. Aby to zrobić, należy bez wątpienia przedstawić przekonujące argumenty, nie dopuszczając możliwości odrzucenia swojej opinii. Logika odmowy polega na analizie podejrzanych informacji, znalezieniu prawdziwej przyczyny, wybraniu koncepcji i metodologii. W tym przypadku stosuje się różne techniki i triki.

Na etapie decyzyjnym podsumowuje się wyniki argumentacji, że rozmówca zaakceptował i zatwierdził, negatywne niuanse i wnioski zostały wyeliminowane, osiągnięty wynik został skonsolidowany i potwierdzony oraz zaproponowano tematy dotyczące dalszej współpracy. Na tym etapie nie można być niepewnym, aby partner również nie zaczął wątpić w podjętą decyzję.

Zawsze trzeba mieć na stanie dodatkowy argument, aby potwierdzić swoją tezę w przypadku fluktuacji przeciwnika. Zaleca się monitorowanie zachowania partnera, aby przewidzieć jego dalsze działania.

Odmiany

Niezależne rodzaje rozmów biznesowych charakteryzują się taką klasyfikacją:

  • podczas ubiegania się o pracę;
  • po zwolnieniu;
  • o problemie;
  • dyscyplinarny charakter.

Pierwsza odmiana ma typ zapoznawczy, którego głównym zadaniem jest wyjaśnienie i ocena cech biznesowych wnioskodawcy na danym stanowisku. Kierownik musi zadać wnioskodawcy tylko kilka podstawowych pytań zawierających informacje o osobie: poziom wykształcenia, doświadczenie zawodowe, dostępne umiejętności i zdolności, powody znalezienia pracy, poziom roszczeń o płatność. Czasami konieczne jest wyjaśnienie również cech osobistych.

Wywiad na temat odejścia pracownika może być dwojakiego rodzaju: obliczenie dobrowolne lub wymuszone. W pierwszym przypadku administrator powinien znaleźć powody zwolnienia - wynika to z uwagi na poprawę zarządzania organizacją. Zwykle w takich przypadkach można znaleźć przydatne informacje, które mogą rozwiązać niektóre problemy.

Trzeci typ to rozmowa z pracownikiem, z którym zmuszeni są odejść. Z reguły liderowi bardzo trudno. W trakcie takiej rozmowy należy zachować delikatność, ale jednocześnie należy do niej poprawnie i rzetelnie twierdzić. Istnieją specjalne zasady i porady dotyczące prowadzenia takiej rozmowy.

Prowadząc problematyczne i dyscyplinarne rozmowy, należy również zwrócić uwagę na zaistniałe okoliczności;

Metody argumentacji i przykład rozmowy, klasyfikacja

Konstrukcja argumentacji może być oparta na metodach retorycznych i spekulacyjnych. Retoryczne obejmują:

  • podstawowe, polegające na bezpośrednim odwołaniu do partnera;
  • sprzeczność polegająca na znajdowaniu nieporozumień w argumentach;
  • metodologia wyboru wniosków, która prowadzi do pożądanych rezultatów poprzez wnioski pośrednie;
  • porównawczy
  • metoda rozczłonkowania oparta na alokacji poszczególnych części;
  • metoda bumerangu;
  • bojkot;
  • przenoszenie nacisku i podkreślanie własnych zainteresowań;
  • metoda wyjściowa, oparta na stopniowej zmianie charakteru problemu;
  • metoda przesłuchania, zawarta we wcześniej zadanych pytaniach;
  • technika wyraźnej promocji.

Można rozważyć metody spekulacyjne:

  • technika przesady;
  • niepotwierdzony;
  • technologia korzystania z uprawnień;
  • technika wątpliwości w osobowości rozmówcy;
  • metoda izolacji, która polega na prezentacji poszczególnych wyrażeń w zmodyfikowanej formie;
  • transformacja kierunku, oparta na przejściu do innej kwestii niezwiązanej ze sporem;
  • wypieranie przez przesadne drugorzędne problemy;
  • błędna technika, w której przekazywane są mylące informacje;
  • odroczenie - opóźnienie rozmowy;
  • odwołanie oparte na odwołaniu do współczucia;
  • technika zniekształcająca;
  • pułapki na pytania.

Eksperci zalecają prowadzenie rozmów biznesowych w następujący sposób: przedstaw sugestie lub oceń coś w formie pytania i odpowiedzi, która pozwala zachować pozycję inicjatywy, nie dopuszczać kategorycznego tonu, zachęcać rozmówcę do aktywności, a jednocześnie otrzymywać niezbędne informacje. Na przykład właściwe i racjonalne jest stosowanie wyrażeń:

  • „Jakie jest twoje zdanie na ten temat?”;
  • „Co myślisz? ...”;
  • „Czy poprawnie zrozumiałem twój punkt widzenia?”;
  • „Czy nie powinniśmy sprawdzić jeszcze jednej opcji?”;
  • „Nie sądzisz, że sytuacja jest teraz na korzyść twojego osądu?”

Rozmowa biznesowa pomaga zrealizować chęć zmiany sytuacji lub nawiązania jakościowo nowych relacji między uczestnikami dialogu. Takie rozmowy są ważną częścią relacji w biznesie i polityce, reprezentując nawiązywanie relacji między partnerami upoważnionymi przez ich organizacje do rozwiązywania problemów. Musisz krótko porozmawiać.

Zobacz więcej o regułach komunikacji biznesowej w następnym filmie.

Zostaw Swój Komentarz